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川北医学院继续教育学院学籍管理工作程序

2016-01-11 11:02:18 浏览人数:2341

 

    为进一步加强成人教育学籍管理工作,规范学生电子注册程序,保证电子注册信息的准确性,严格毕业证书发放管理,提高办学质量和管理效率,特制定该学籍管理工作程序。

第一部分  新生电子注册

一、凡按国家规定的招生程序和条件录取的新生,持我院的录取通知书及要求需提交的相关证明材料,按规定日期到我院教学点办理入学报到手续;

二、各教学点认真核实学生的基本信息(考号、姓名、性别、出生日期、身份证号、专业、层次),准确填写新生基本信息统计表;

三、各教学点严格按协议规定专业招收新生,对本点开办专业以外的新生不得报到注册,应由校本部调整到有此专业的教学点报到;

四、各教学点在录取通知书规定的报到时间后一月内向我院教务科上报本教学点的新生基本信息统计表(电子版以及领导审核签字并加盖公章的纸质版)。超过时限不予受理,由此导致的相应后果由教学点负责;

五、我院教务科将各点上报的新生基本信息统计表进行初审、汇总后提交学院分管领导审批,对不符合该点招生要求的新生在一周内通知相关教学点。教学点及时告知相应新生,督促其在一周内转点报到。对未在规定时间内转点报到的新生按退学处理。接受转点新生的教学点一周后再次补报转点新生基本信息统计表;

六、我院教务科在每年四月中旬按审批后的新生基本信息统计表进行网上电子注册。新生电子注册后下载打印各教学点注册信息,并及时向各教学点下发电子注册信息。

第二部分  学籍异动及学籍信息更改

一、学生学籍异动(转学、转专业、休学、复学、退学)及学籍信息更改须由学生本人提供相关证明材料,填写申请表(毕业年不得转专业),教学点领导审核盖章后,于每年的四月、九月上报我院教务科,教务科负责人审核后交学院分管领导审批;

二、教务科根据分管领导的审批情况,于每年五月、十月报送教育厅审批;

三、教务科及时向学院分管领导汇报办理情况,并及时向教 学点通报办理结果。

四、根据学籍管理相关规定,我院成教学生的最长在籍时间为五年。超过五年未达毕业资格要求又未办理休学手续的学生取消学籍。

第三部分  毕业电子注册

一、学生缴清学费、修完规定课程、成绩合格方可进行毕业电子注册。教务科对预毕业学生的毕业资格进行严格审查;

二、每年十月底前教务科在教育部学信网上下载本年度预毕业学生基本信息表,交学院分管领导审核后下发各教学点;

三、教学点收到本部下发的预毕业学生信息表后,应根据学生的毕业电子注册基本要求,及时核对本教学点毕业生基本信息,并列出不符合毕业条件的学生名单,注明其原因,于每年十一月上旬报送教务科备案;

四、教学点对符合毕业条件的学生按规定格式填写毕业生基本信息表,由学生核实其注册信息并确认签字;

五、对学生核实后的毕业生信息表,教学点学籍管理人员和教学点负责人分别审核签字并加盖公章,连同毕业注册责任书,于每年十一月上旬报送教务科,教务科审核后交学院分管领导审批,并在规定的时间内上网电子注册。

第四部分  毕业证书发放

一、毕业证书发放时间为每年三月中旬;

二、教务科应提前作好毕业证书发放的各项准备工作。核对毕业生信息,打印毕业证书,下载毕业生注册信息表,办公室和学生科应分别将教学点和校本部毕业生注册信息与毕业证书逐一核对,并将核对情况报学院分管领导审查签字,然后对毕业证书加盖公章和钢印;

三、学生科负责检查学生作业,收集、核查毕业生档案材料,教务科负责收集、核查学籍、成绩材料,并将检查结果提交办公室;

四、毕业证书领取程序为:教学点先到计财处结清毕业生学费,再到办公室核实可领毕业证书数,交学院分管领导审批后到办公室领取毕业证书;校本部学生到计财处结清费用后到学生科领取毕业证书。

第五部分  毕业证书补发

一、对毕业生信息不完整、资格待审核以及作业检查不合格等原因暂缓发放的毕业证书,补发时间为每年的七月上旬;

二、补发时需填写补发毕业证书申请表,提交学生科、教务科审核,由学院分管领导审批;

三、办公室根据审批意见由教学点签字领取毕业证书。

第六部分  补办毕业证明书

一、学生毕业证书遗失,可申请补办毕业证明书;

二、补办毕业证明书需提供的材料:原毕业证书复印件、本人身份证及照片(如果无原毕业证书复印件,需到学校档案室复印本人原始学籍表,并加盖档案室公章,并提供全部缴费收据复印件,加盖收费单位公章);

三、学生持完整材料,填写补办毕业证明书申请表,经教务科在学信网上查询、打印原毕业注册信息并签字确认、审核,由学院分管领导审批;

四、审批后教务科打印毕业证明书,并在学信网上进行标注。申请学生到办公室办理加盖印章申请。